2.1 EL ESTILO ORGANIZACIONAL Y SU IMPACTO EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Para analizar y diseña sistemas de información apropiados los analistas de sistemas tienen que visualizar a las organizaciones donde trabajan como sistemas formados por las interacciones de tres fuerzas principales: los niveles de administración, el diseño de las organizaciones y las culturas organizacionales

Las organizaciones son grandes sistemas compuestos por subsistemas interrelacionados. Los subsistemas reciben la influencia de tres amplios niveles de tomadores de decisiones administrativas que dividen horizontalmente el sistema organizacional. Todas las culturas y subculturas organizacionales influyen en la forma en que se interrelacionan los individuos de los subsistemas

2.1.1 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

 Las organizaciones se consideran como sistemas diseñados para cumplir metas y objetivos predeterminados con la intervención de la gente y otros recursos de que disponen. Las organizaciones se componen de sistemas más pequeño e interrelacionados que se encargan de funciones especializadas. Entre las funciones comunes están la contabilidad, el marketing la producción, el procesamiento de datos y la administración. Es muy importante considerar a la organización como un todo, con el fin de averiguar adecuadamente los requerimientos de información y de diseñar sistemas de información apropiados. Todos los sistemas se componen de subsistemas; por lo tanto, al estudiar una organización también examinamos cómo influyen los sistemas más pequeños y cómo funcionan.

2.1.2 INTERRELACIÓN E INTERDEPENDIENCIA DE LOS SISTEMAS

Todos los sistemas y subsistemas se interrelacionan y son interdependientes. Esta situación tiene importantes implicaciones tanto para las organizaciones como para los analistas de sistemas encargados de contribuir a que aquéllas consigan de la mejor manera sus metas. Cuando se cambia o elimina un elemento de un sistema, el resto de los elementos y subsistemas del sistema también experimentan cambios importantes.

Todos los sistemas procesan información proveniente de sus entornos. Por naturaleza, los procesos cambian o transforman esa información entrante en información de salida.

Otro aspecto que hace a las organizaciones parecidas a los sistemas es que todos los sistemas están delimitados por fronteras que los separan de sus entornos. Las fronteras de una organización existen en un continuo que va de extremadamente permeable a casi impermeable. Para continuar evolucionando y sobrevivir, las organizaciones deben tener primero la capacidad de allegarse gente, materias primas e información al interior de sus fronteras (entradas), y después, de intercambiar sus productos, servicios o información terminados con el mundo exterior (salidas).

La retroalimentación constituye un mecanismo de control del sistema. Como sistemas, todas las organizaciones utilizan la planeación y el control de administrar con eficacia sus recursos. El sistema ideal es aquel que se corrige y regula por sí mismo de tal manera que no es necesario tomar decisiones sobre situaciones comunes.

Cualquier cosa externa a las fronteras de la organización se considera como un entorno. Numerosos entornos, con diversos grados de estabilidad, constituyen el medio en el cual se desenvuelve la organización.

Entre estos entornos se encuentran:

1. El entorno de la comunidad en la cual se localiza físicamente la organización, conformado por el tamaño de su población y su perfil demográfico, el cual incluye factores como la educación y el ingreso promedio;
2. El entorno económico, influido por factores de mercado, como la competencia, y
3. El entorno político, controlado por los gobiernos estatales y locales.

La apertura se refiere al flujo de información libre dentro de la organización. Los subsistemas como los departamentos creativos o de arte con frecuencia se representan como abiertos, con un flujo de ideas libre entre participantes y muy pocas restricciones acerca de quién obtiene qué información en un momento determinado cuando un proyecto creativo está en sus etapas tempranas.

Para ello cada persona necesita autorización, la información oportuna es una necesidad y el acceso a la información se realiza sobre la base de necesidad de saber. Este tipo de unidad está regida por una gran cantidad de reglas

2.1.3 ORGANIZACIONES VIRTUALES Y EQUIPOS VIRTUALES

En la actualidad, organizaciones completas o unidades de éstas pueden tener componentes virtuales que les permiten cambiar su configuración para adaptarse a proyectos cambiantes o a demandas del mercado. Las empresas virtuales utilizan redes de computadoras y tecnología de telecomunicaciones para reunir, por medio electrónicos, a individuos con habilidades específicas con el propósito de que trabajen en proyectos que no se localizan físicamente en el mismo lugar.

Entre los beneficios potenciales para las organizaciones virtuales se encuentran la posibilidad de reducir costos derivados de instalaciones físicas, una respuesta más rápida a las necesidades de sus clientes y contribuir a que sus empleados virtuales satisfagan sus compromisos familiares con sus hijos o sus padres ancianos.

2.2.1 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DE SISTEMA

Un sistema, o subsistema, tal como existe dentro de una organización, se puede describir gráficamente de varias maneras.

1. SISTEMAS Y EL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE CONTEXTO

 El primer modelo es el diagrama de flujo de datos de contexto. Lo diagramas de flujo se enfocan en el flujo de datos que entran y salen del sistema y en el procesamiento de datos. Estos componentes básicos de cada programa de cómputo se pueden describir en detalle y utilizar para analizar la precisión y plenitud del sistema

2.-    SISTEMAS Y EL MODELO DE ENTIDAD-RELACIÓN

Una forma en que un analista de sistemas puede definir fronteras de sistema apropiadas es mediante el uso de un modelo de entidad-relación. Los elementos que conforman un sistema organizacional se pueden denominar entidades. Una relación es la asociación que describe la interacción entre las entidades.

 

Una entidad asociativa sólo se puede existir si se conecta al menos dos entidades más.

Los diseñadores de sistemas utilizan con frecuencia los diagramas entidad-relación para modelar archivos o la base de datos. Para bosquejar algunos diagramas E-R básicos, el analista necesita.

1. Enumerar las entidades de la organización para comprenderla mejor
2. Seleccionar entidades clave para reducir el alcance del problema a una dimensión manejable y que tenga sentido.
3. Identificar cuál debe ser la entidad principal.
4. Confirmar los resultados de los pasos 1 al 3 a través de otros métodos de recopilación de datos.

2.2.2 NIVELES DE ADMINISTRACIÓN

En las organizaciones como se muestra en la siguiente figura, la administración se divide en tres amplios niveles horizontales:

1.  Control de operaciones
2.  Planeación y control administrativo
3. Administración estratégica.

Cada nivel implica sus propias responsabilidades y todos se enfocan, a su manera, en conseguir las metas y objetivos de la organización.

El control de operaciones conforma la última capa de la administración de tres niveles. Los gerentes de operaciones toman decisiones aplicando reglas predeterminadas que producen resultados predecibles cuando se implementan de manera adecuada. Asimismo, supervisan los detalles de las operaciones de la organización.

Los gerentes de nivel medio toman decisiones de planeación y control a corto plazo respecto a cómo asignar, de la mejor manera, los recursos para cumplir los objetivos de la organización.

La administración estratégica es el tercer nivel del control de administración de tres niveles. Los gerentes estratégicos voltean hacia fuera de la organización para visualizar el futuro, tomando decisiones que conducirán a los gerentes de nivel medio y de operaciones los meses y años venideros.

Los requerimientos de información de los gerentes estratégicos difieren en cierta medida de los requerimientos que tienen tanto los gerentes del nivel medio como los de operaciones. Dependen de información proveniente de fuentes externas que proporcionan noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de la competencia.

PREGUNTAS DE REPASO

1.- ¿Cuáles son los tres grupos de aspectos fundamentales de una organización que influyen en el desarrollo de sistemas de información?

a.- Los niveles de administración   b.-  El diseño de las organizaciones  c.-  Las culturas organizacionales

• 2.- ¿Qué significa decir que los subsistemas organizacionales se interrelacionan y son interdependientes?

Todos los sistemas y subsistemas se interrelacionan y son interdependientes. Esta situación tiene importantes implicaciones tanto para las organizaciones como para los analistas de sistemas encargados de contribuir a que aquéllas consigan de la mejor manera sus metas. Cuando se cambia o elimina un elemento de un sistema, el resto de los elementos y subsistemas del sistema también experimentan cambios importantes.

3.- Defina el término frontera organizacional

Son materias primas e información al interior de sus fronteras (entradas) que permiten a las organizaciones allegarse a la gente

4.- ¿Cuáles son los dos propósitos principales de la retroalimentación en las organizaciones?

La retroalimentación constituye un mecanismo de control del sistema. Como sistemas, todas las organizaciones utilizan la planeación y el control de administrar con eficacia sus recursos.

5.- ¿Cuál es la diferencia entre una organización tradicional y una virtual?

Una organización tradicional básicamente requiere tener un lugar físico donde los empleados y los clientes puedan asistir, mientras que una organización virtual no tiene necesidad de disponer un espacio físico debido a que todo está interrelacionado con la red de redes lo cual es una ventaja puesto que una organización virtual puede estar disponible las 24 horas.